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業務効率化

業務効率化

サービス内容: 介護業界は小規模な事業者が多く、IT（情報技術）投資などがなかなか進まない。離職者も後をたたないため以下のことが重要となります。

: ①日々の帳票作成を自動化する
毎日作成する資料を整理して、上司やチームに情報共有する仕事があります。この手の仕事は、資料に含まれる情報が多いため、単純で数が多いのが特徴です。
問題は担当者しかやり方を知らないことです。もし、その人が異動や退職すると、仕事が進まなくなることもあります。
そこで、このような業務は自動化しておきます。そうすると、作業がボタン一つで終わるため、より利用者様への仕事に集中できるようになります。
特に、ルーティンワークのような誰でもできる仕事は、自動化するとラクです。
例えば、マクロを使えば、エクセル、メール、ワードを使った仕事をボタン一つで処理できるようにします。; ②業務を一回にまとめる
業務を一回にまとめることで、仕事の頻度を減らします。
たとえば、実際にあったのは以下のような事例です。
・通所介護計画書等の進捗確認を月1回から、四半期に1回にする。
・サービス提供のチェックを週1回から2週間に1回にする。
・データを作成した部門でのみチェックする。データを受け取った部署では確認作業をしない。
チェック事項をまとめるものは時期変更が起きても問題ない業務です。似た作業をまとめることで、時間効率が改善されます。; ③書式を揃える
書式を揃え、やり方を統一することで、効率化を行います。
例えば、利用者様の各種計画書のチェックリストは個々で管理されているためバラバラなケースが多く存在しています。
書式が揃っていない場合、事務処理側は報告書の情報を一つひとつチェックする必要が生じます。そのため、売上の誤記や計算ミスがあると修正作業が発生します。そこで、事前に書式を揃えておくことで、修正作業が起こるのを防ぎます。

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